Você sabe o que é workflow? Este é um termo em inglês que significa fluxo de trabalho e é utilizado nas empresas para melhor organizarem o gerenciamento.
Ou seja, o workflow é um processo que permite que informações e recursos sejam utilizados da melhor forma possível para atingir os objetivos estabelecidos.
Neste artigo explicaremos com mais detalhes o que é esse conceito e o quanto ele é importante para as organizações nos processos de negócios.
Publicidade:Sem dúvida, ao entender melhor sobre esse conceito, as empresas de diversos segmentos, seja uma empresa especializada em cftv ou um escritório de administração, não pensarão duas vezes e irão também querer implantar em sua organização.
Workflow, também conhecido como fluxo de trabalho, é o processo sequencial pelos quais os projetos são construídos nas organizações, desde os estágios iniciais até sua conclusão.
Um bom fluxo de trabalho permite organizar detalhadamente todas as atividades individuais e atribuir as ações relevantes e necessárias para a sua execução.
Para além das equipes envolvidas, estão também indicadas no workflow todas as ferramentas necessárias à realização das diversas operações. Essas ferramentas podem ser:
Ou seja, caso uma empresa distribuidora de materiais elétricos e hidráulicos queira estruturar bem um fluxo de trabalho, essas são as principais ferramentas para começar.
O gerenciamento do fluxo de trabalho é vital para uma empresa pois economizará tempo e reduzirá erros humanos, afinal, as principais estratégias de gerenciamento de workflow envolve tecnologia de automação.
É impossível, principalmente hoje em dia, pensarmos em melhorar fluxos de trabalho ou gerenciar melhor o processo intenso de uma organização sem pensar em tecnologia.
Publicidade:No entanto, se esses processos de uma empresa de cabo de aço especial para guindaste ou de qualquer outro segmento não forem definidos de forma eficaz e não forem conduzidos com tecnologia, o tempo será desperdiçado e os mesmos erros continuarão.
Ou seja, sem automação nos processos de gerenciamento, os funcionários acabarão se perdendo na burocracia da empresa e passarão mais tempo realizando ações ineficientes para gerar resultados e impedindo uma melhor tomada de decisões importantes de negócios.
A implementação de ferramentas e tecnologia produtivas pode fazer uma grande diferença na melhor gestão dos processos de trabalho de uma empresa de projeto eletrico, por exemplo, bem como de qualquer outro tipo de negócio.
Agora que você entendeu a grande importância de gerenciar bem o fluxo de trabalho da sua organização, está na hora de planejar como fazer isso. Essas dicas a seguir irão te ajudar nisso.
A primeira coisa que você deve fazer antes de pensar em implementar um bom sistema de workflow na sua empresa de engenharia e escoramento para construção, por exemplo, é de fato avaliar e analisar bem seu fluxo de trabalho existente.
Analise o fluxo de trabalho que você está usando para identificar gargalos e pensar bem em melhorias.
Obtenha feedback dos funcionários que usam os fluxos de trabalho para descobrir o que funciona e o que não funciona. Determine quais estágios você pode simplificar, otimizar e automatizar. Esse é seu primeiro ponto.
O processo de ter um bom fluxo de trabalho é delegar tarefas de forma leve e dinâmica, ou seja, sem a temida pressão nos funcionários.
Publicidade:Embora isso possa parecer que irá comprometer o fluxo e gerar atrasos, a ideia é fazer com que seus funcionários se sintam à vontade e leves para cumprirem suas demandas.
Portanto, seja para realizar uma avaliação de integridade de caldeira, checar documentação de clientes ou organizar o estoque, crie uma cultura de cumprimento de prazos mais humanizada e dinâmica.
Claro que os prazos precisam ser estipulados, mas deixá-los à vontade para escolher os horários ou abrir comunicação e espaço para que possam pedir ajuda quando precisarem é uma forma de melhorar muito o fluxo de trabalho, pois irão diminuir bastantes os gargalos.
Eles também terão um impulso pessoal para assumir tarefas e cumprir prazos devido às responsabilidades.
A capacidade de realizar o trabalho e se concentrar em sua qualidade e não em apenas cumprir prazos não apenas melhora a qualidade, mas também oferece mais leveza ao ambiente de trabalho, e tudo flui melhor dessa forma, pode apostar.
O processo de construção de um fluxo de trabalho sem dividir os processos em blocos pode ser muito ineficiente.
Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, divida suas tarefas em blocos e pense em cada um de forma separada. Comece a criar tarefas uma de cada vez usando vários processos, com codinomes que toda a equipe possa entender.
Um bom sistema pode ajudar sua equipe a estruturar esse fluxo de trabalho e continuar a construir módulos até que uma tarefa de toda a organização seja tratada por meio de uma plataforma simplificada.
Publicidade:Nunca deixe o processo de criação do fluxo de trabalho ser executado sozinho, mas documente-o desde o início. Claro que você sempre pode puxá-lo para trás se tiver o controle da corda quando ele começar a se mover.
Sem registro, o processo pode ser demorado e impossível de corrigir, mas você precisa apagar e começar do zero, o que é uma solução demorada.
Depois de decidir organizar seu fluxo de trabalho, o próximo passo lógico é otimizar os dados digitais.
A maioria das empresas gasta muito dinheiro com manutenção de servidores para manter registros de seus clientes ou bancos de dados.
Portanto, para economizar quanto a essa questão, é preciso organizar bem os dados de uma empresa, a fim de não ter custos desnecessários com arquivamento e manutenção de dados que não servem mais para a empresa.
É preciso priorizar o que é importante e não acumular dados sem necessidade. Portanto, não hesite em excluir arquivos que não sejam mais necessários. A remoção de dados sem importância é um grande passo em direção à precisão e produtividade.
Integrar os vários sistemas envolvidos em um fluxo de trabalho é essencial para melhorar a eficiência e reduzir o erro humano causado pela entrada manual de dados.
Muitos sistemas de software de terceiros – como plataformas ERP de uma empresa de sistema de tratamento de água – possuem interfaces de programação que podem ser utilizadas para automatizar esses processos inerentes.
É importante garantir que seus sistemas de automação de fluxo de trabalho possam se integrar facilmente à cultura e necessidades da empresa para que você possa enviar e receber dados automaticamente entre eles.
É importante coletar dados e rastrear KPIs sobre os fluxos de trabalho para entender onde podem estar as possíveis ineficiências para determinar as melhorias.
Os sistemas de análise de dados podem ajudar a monitorar isso de forma bem estruturada, logo, tudo pode ser implementado em cima dessas métricas para que as metas de uma organização sejam alcançadas.
A otimização do fluxo de trabalho deve sempre ser considerada uma prática interativa e contínua.
Evite mal-entendidos ou gargalos de comunicação que possam resultar em erros no processo. Comunique-se claramente com todos os funcionários envolvidos e esclareça as tarefas.
Você pode usar o software de gerenciamento de projetos para aprimorar a comunicação dentro de sua organização.
Evite reuniões longas e improdutivas, as substitua por uma comunicação mais clara e objetiva, incluindo sinalizações de andamento de projetos e sistemas de comunicação interna como rede corporativa.
Mesmo que seja para informar sobre um cabo chato para elevador que precisa ser trocado, um documento que precisa ser autenticado em cartório ou a troca de produtos de estoque, estabeleça uma rede de comunicação que seja ágil e eficiente.
Reduza as tarefas redundantes criando modelos e diagramas de fluxo de trabalho para processos que são usados regularmente.
Os modelos fornecem um formato estruturado que pode ser facilmente usado. Diagramas de fluxo de trabalho e mapas de processos ajudam a orientar os funcionários a concluir uma tarefa com eficiência sem perder muito tempo.
Eles visualizam a sequência de etapas que precisam ser seguidas para uma melhor eficiência do trabalho.
É importante documentar um fluxo de trabalho desde o início até o final de um projeto. Portanto, esquematize as etapas tomadas para concluir o processo de forma eficaz.
Você pode utilizar um sistema de gerenciamento de documentos com um armazenamento central de arquivos para facilitar o acesso e o compartilhamento de informações dentro da organização.
Forneça aos seus funcionários acesso às informações de que precisam, implementando soluções baseadas em nuvem.
Isso permite o acesso remoto aos seus sistemas sempre que necessário, onde quer que seus funcionários estejam. Também facilita a manutenção de fluxos de trabalho, especialmente para equipes distribuídas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
